DMS

Document Management System

  • Arbeitsabläufe
  • Administration
  • Eingang
  • Ausgabe
  • Umfeld

 

Allgemeine Arbeitsabläufe

  • Erfassen
  • Indizieren und attributieren
  • Bearbeiten, Weiterverarbeiten
  • Prüfung und Genehmigung des Inhalts (Zugriff)
  • Verwalten
  • Versionieren
  • Ablage und Archivierung
  • Recherchieren
    Volltextsuche, Schlagwortsuche (Tags)

 

Administration

  • Installation, Konfiguration und Pflege
  • Zugriffsberechtigungen
  • Benutzereinstellungen
  • Schnittstellen mit anderen Anwendungen (Office, ...)
  • Daten- und Dokumentensicherungen
  • Backup und Recovery
  • Erweitern und verändern der Ablagestruktur

 

Dokumenteneingang

  • Übernehmen aus dem Dateisystem
  • Mehrseiten-Scanner (COLD, OCR)
  • Hochleistungsscanner
  • Indizieren: mit Attributen versehen
  • Check-In
    Eingehende Dokumente entsprechend ihrer Indexierung ablegen
    Index in einer speziellen Meta-Datenbank verwalten
    Index enthält Referenz auf das Dokument
    Dokument ist nicht in der Datenbank, sondern im Repository (Ablageort)
    Nach dem Check-In entsteht eine Version
  • Check-Out
    Auschecken des Dokumentes zur Weiterverarbeitung (Änderung)

 

Ausgabe

  • Recherche
    Suchen nach Schlagworten (Attribute, Tags)
    Volltextsuche
  • Präsentation
    Anzeigen mittels Viewer
    Drucken
    Weiterleiten

 

Das Umfeld von DMS

  • Anwender
  • Webanwendungen
  • Portale
  • Wissensmanagement-Systeme
  • Content Management Systeme (CMS) und Suchmaschinen
  • Groupware und Mailsysteme
  • Workflow-Systeme
  • Standard-Applikationen
  • Scanner, Editoren, Fax, OCR / ICR
  • Volltextretrieval
  • Archiv