Document Management System

Wann wird ein DMS oder Document-Management-System benötigt ?

Rechnungen

Rechnungen benötigen zu lange bis zur Freigabe.

Ablage

Die Ablage ist oft nicht zuverlässig, keine Archivierung vorhanden.

Dokumente

Wichtige Dokumente werden nicht gefunden. ....

Akten

Lange Suchzeiten nach den richtigen Akten, noch verfügbar ?

Konflikte

Im Team Diskussionen wer ist denn da zuständig ?

Recht

Rechtliche Vorgaben werden verletzt oder nicht beachtet.

Document Management System

Document Management Software

Zur freien Software gehören die Programme

Zur proprietären Software gehören die Programme

Was sind Dokumente im DMS ?

Folgende Mindmap zeigt welche Arten und Formate in einem DMS verwaltet werden können.

Was macht man dagegen ? Die Lösung: Dokumente mit OCR-Techniken scannen und archivieren bzw. ablegen. Finden von Informationen geschieht mittels Volltextsuche oder Archiv-Inhaltsberichte

Informationen

Information Access

Informationen sind immer nur etwas wert, wenn diese schnell und gezielt gefunden werden

Eine leistungsstarke Lösung  ist Apache Lucene, eine  Java basierte Index- und Search Technologie. Apache Lucene ist Open Source, leistungsstark, und voll funktionsfähige Text-Such-Engine. Eine Technologie, die für fast jede mögliche Anwendung verwendbar ist, die Volltextsuche erfordert. Lucene unterstützt standardmäßig viele Suchoptionen.

Apache Solr ist ein hochperformanter Search Server, gebaut aus den Lucene Bibliotheken. Hier wird der Standard in Suchtechnologien gesetzt.

Knowledge Base

Eine Wissensdatenbank besteht aus einer Vielzahl von Datensätzen. Diese Datensätze können jeglichen textorientierten Inhalt enthalten. Jedem Datensatz (record) können eine oder mehrere Anhänge in Form von Dateien zugewiesen werden. Jeder Datensatz inklusive der angebundenen Dateien sind über eine schnelle Volltextsuche indiziert.
Bei einer Suche eines Begriffes werden alle Dokumente in einer Vorschlagsliste angezeigt, welche den Suchbegriff beinhalten.